实现数字化管理的优点：一是信息管理数字化。采用先进数字化存储技术方案，具有通用性强、安全性高、标准化程度高、可视性强、支持计算机联网查询和实时浏览等特点。二是资源管理虚拟化。通过网络互联来建设虚拟资源，从而达到档案信息资源共享。三是信息资源管理智能化。可以使利用者进行智能化检索，检索速度快，效率高，范围广。四是用户使用方便化。用户可以在任何时间、任何地点通过计算机方便地使用档案信息，获取更为及时、准确、系统的信息，从而节省大量的人力、物力和财力资源。

　　目前，对于电子文件的管理，有些企业将原电子文件保存在形成部门，没有归档。也有一些企业将归档的纸制文件和电子文件分别归口到档案部门和信息技术部门。这两种做法都有缺陷。形成部门看中电子文件在处理现行事务中的作用，由其自行管理往往出现短期行为，而且管理不规范，造成企业对这些电子文件的失控。由信息技术部门统一管理，常常把电子文件视同于一般的电子信息，主要着眼于技术管理，不能全面把握电子文件的价值和联系性，对其真实性、完整性、长期可读性的保障措施不够得力，无法确保其行政有效性和法律凭证性的管理要求。

　　电子文件对系统有很高的依赖性，因此不但要保存好电子文件载体，还要保存完整的读取环境，这无疑会增大管理成本。电子文件使用的是磁性、光学材料等精密型载体。因此，在电子文件的管理过程中要保护好其载体。控制好环境的温湿度，做好防尘、防磁、防震工作。避免紫外线和有害气体的影响。在日常管理中，软盘和磁盘都应垂直放置。对电子文件信息的保护也是保管电子文件的重要环节。对重要的程序和数据要进行备份。尽量选择容量大、寿命长的备份介质进行定期备份，并指定专门人员完成备份，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。对于加密电子文件，则应在解密后再制作拷贝;定期进行病毒的检测和清除;制定严格的管理制度，明确管理员职责和权限。

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