档案数字化建设周期长,信息技术又处在快速发展之中,各个档案馆数字化基础和条件不同。从本馆实际出发,优选档案数字化技术与业务路线特别重要。
(一)计算机新技术与档案数字化业务的有机结合
信息技术的发展给档案数字化效率和质量的提高带来深刻的影响,本着技术为需求服务的理念,无论是利用哪一种档案管理系统,都要适应档案数字化流程重组和再造需要,适时进行软件升级,通过软件升级固化技术与流程重组与创新,使档案数字化的效果更好。同时,设计符合国家标准与适应自身需要的数据库结构,使档案数字化的过程优化,数字化档案的利用快捷。
(二)档案鉴定与数字化同步
鉴定与数字化同步的目的是加快数字化档案信息的利用。在计算机网络环境下同步进行档案鉴定与数字化工作是发展趋势。这种档案鉴定是以剔除无用档案为前提,以鉴定档案开放为主,按需求筛选全文数字化档案,为适时提供数字化档案信息服务打基础的过程。
(三)档案数字化与上网利用同步
数字化档案分开放与不开放两种。在计算机网络环境中,在确定档案开放与不开放的同时,开放档案即上因特网。开放与不开放档案数据在局域网中即时使用。
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