• 06-022020
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    iscan非接触式扫描仪:档案如何进行数字化扫描工作
           随着档案信息化建设的推进,档案的数字化扫描工作已经成为档案部门业务工作的重要组成部分。然而,档案数字化扫描工作是一个一揽子工程,如何有效地规避档案数字化扫描过程中产生的各种风险因素,是档案部门不得不正视的一个问题。
    iscan非接触式扫描仪:档案如何进行数字化扫描工作(图1)
           爱瞰影像是专业的档案数字化解决方案供应商,拥有将近十多年年的档案扫描设备销售和档案扫描外包服务经验。本文从档案扫描的前期准备、扫描过程、扫描的后续维护这三个阶段出发,阐述汉龙公司多年档案扫描工作的几点经验。
           一、扫描工作的前期准备
           1.扫描工作的顶层设计
           做好扫描工作的第一步是做好顶层设计,即扫描工作与有关工作之间的统筹规划,主要分为三个方面的内容。一是协调好立档单位与档案馆之间扫描工作的分工,明确档案在立档单位扫描还是在档案馆扫描,以便于各单位做好自身工作任务的安排。二是统筹好档案部门一个年度内扫描工作任务量与其他工作之间的关系。档案扫描工作是一项常态化的任务,应该对本单位目前既有的工作量进行统筹,合理制定工作计划。三是规划好要扫描的档案之间先后顺序的关系。应该按照对档案利用需求的急缓程度进行扫描,利用需求大的档案优先进行扫描。
           2.扫描工作软硬件设备的配置
           扫描工作软硬件的配置是做好扫描工作的物质基础,良好的配置可以提升扫描工作的效率。
           首先是设备配置的问题。档案部门所存储的档案一般都是采用“三点一线”的方式缝制后装在案卷盒内的。为了保护档案原件,也为了加快扫描速度,确保扫描质量,建议选择专业非接触式扫描设备。此外,由于档案扫描工作对设备的功能性要求根据档案性质不同而有所区别,过高的配置会造成资源的浪费,过低的配置也会导致扫描成果不符合要求。所以应该根据工作的实际需求,合理配置,提升设备的性价比。
           二、扫描工作中的注意事项
           1.确保档案实体的安全
           在扫描过程中,由于档案所处环境的改变以及工作人员的不当操作,可能对档案产生一定程度的破坏。因此,应该注重扫描操作环节中对档案的保护,确保档案的安全。如将档案扫描工作间温湿度控制在适宜档案保护的范围内,以防止档案从库房中取出后温湿度变化过大而导致破坏;扫描工作间内的安全管理也应注意,如防水、防火、防盗、防丢失等;扫描工作中工作细节的控制,比如不在扫描工作台上喝水、吸烟,在每一次扫描工作结束时,应该检查扫描仪中是否遗漏档案等。
           2.确保扫描数据的安全
           在扫描过程中,确保扫描数据的安全主要是两个方面的内容。一是在工作中要经常性地做好已有数据的备份工作。扫描数据与实体相比较更容易丢失,一个不经意的误操作,就可能导致全部数据的丢失,做到扫描机的专机专用,以防止从事其他工作而导致对存储数据的破坏。二是做好扫描数据的安全管理,谨防泄密。
            三、扫描工作的后续维护
            1.档案的清点、移交
            在的档案扫描工作结束后,要对其进行数量上的清点,做一次检查,确保档案的完整性。在工作中由于不细心可能会出现档案丢失等情况的发生,应该及时发现,并采取补救措施。在移交过程中,扫描人员与库房管理人员应该履行有关交接手续,做到权责明确,有据可查。库房工作人员在将档案重新放入库房以前,应该对档案进行必要的处理。如对档案进行杀虫杀菌等,以防带入扫描过程中接触到的尘埃、霉菌以及害虫,而对库房中其他档案造成感染和破坏。
            2.扫描数据的备份工作
            档案数据在经过审核以后,应该及时地导入单位数据库服务器中。但由于扫描数据是以比特流的形式存放在计算机中的,如果计算机系统瘫痪,就极易造成扫描数据的丢失和不可读,因此根据“不要把鸡蛋放在一个篮子里”的安全原则,除了在服务器中的数据以外,还应该通过其他方式做好扫描数据的备份工作,备份数据并非冗余数据,可以起到以防万一的作用。
            卷宗使用ISCAN非接触式证物案卷扫描系统扫描后,按预先设计的方式建立索引,归档扫描的影像数据,查询时,只需键入索引号或关键词(如档案号)即可在数秒内将原始的案卷影像调阅出来,极大地提高了工作效率。
          整个系统分为档案数字化、档案查询和档案管理三个子系统。 

     
    iscan非接触式扫描仪:档案如何进行数字化扫描工作(图2)

          ★扫描加工:
          馆藏法院档案包括纸质、照片、视频、音频档案等重要数据,这些资料通过专业不拆卷非接触式卷宗扫描仪进行数字化后以电子档案方式存储在法院档案管理数据库中。
          案件检索:
          主要完成检索人信息登记、档案的检索、调阅与打印输出。
          日常管理:
          主要实现对数字化后档案的应用与管理包括文件管理、案卷管理、库房管理等功能模块,馆藏法院档案包括纸质、照片、视频、音频档案等重要数据,这些资料进行数字化后以电子档案方式存储在法院档案管理数据库中。法院业务部门首先将法院档案移交给档案室,档案室登记实体档案移交记录后,进行档案数字化加工,形成对应格式的电子文档。

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