档案扫描服务(也称为档案数字化加工服务或档案影像化加工服务等)是近几年才兴起的一项服务形式。以传统纸张为载体的保存方式，占据了大量的空间，需要特殊的环境，而且不方便查询，随着时间的推移，还面临着腐蚀、老化等问题。而将纸介质文件信息进行电子化处理，保存到光盘上，具有存储、管理、共享等功能，还可以减少文件库房占地，节省保管设备和人员方面开支，又方便统计和进行远程查询。因此，将档案、期刊、文件等资料通过扫描仪，扫描成图像文件，再通过处理转换成电子文档，建立目录和索引，制作成电子文件，已是当务之急。 档案扫描融合了档案扫描、OCR识别和文档管理等技术，可以将数以万计的纸介质的文档、档案、书本杂志等快速、自动地转换成电子化(数字化)文本、影像，并实现信息高速检索。整个档案扫描工作一般包括这几个环节：

　　◆文档扫描

　　批量的把纸介质的文档、档案、书本杂志等用扫描仪进行扫描。

　　◆图像处理

　　对图像进行去歪斜，黑点、黑边等操作。

　　◆提取有效信息

　　对图像中有用的信息进行提取(利用OCR技术)，有用的信息我们一般称之为关键字或索引值(如一份保险单中，受益人的姓名，身份证号都是关键字)，这些关键字在查询时输入，极方便的查询出这份保险单。

　　◆管理和利用

　　通常档案扫描的后一个环节是管理这些扫描后的电子化文件，如“文档管理系统”、“知识管理系统”，就属于这类型的管理软件。通过对这些电子化文件的管理，查询利用就非常的方便了。