档案数字化的核心是将纸质 / 实体档案转化为可存储、可检索的电子档案，以下简化流程聚焦 “核心环节 + 关键动作”，去除复杂管理细则，适用于中小规模档案处理场景：

        1. 前期准备：明确范围与工具

        确定档案范围：筛选需数字化的档案（如文书、合同、图纸等），排除重复、作废或无需留存的文件，避免无效工作。

准备工具：基础设备包括扫描仪（推荐高速馈纸式，适配批量纸质）、电脑（安装归档软件）、存储设备（移动硬盘 / 云盘，确保容        量充足），可选工具如除湿机（潮湿档案防损坏）、档案夹（分类存放待扫文件）。

        2. 档案整理：统一格式与排序

        拆订与平整：拆除纸质档案的订书钉、回形针，对褶皱、破损文件进行简单修复（如用胶带固定缺口），确保扫描时无遮挡。

分类与编号：按 “年度→类别→编号” 规则排序（例：2024 - 人事合同 - 001），在档案封面或首页标注唯一编号，避免后续电子档混乱。

        3. 扫描采集：生成初始电子档

        设置参数：根据档案类型选择格式（文字类用 PDF，图片 / 图纸用 JPEG/PNG），分辨率设为 300DPI（清晰且不占过多内存），彩色 / 黑白模式按需选（文书类黑白即可，照片类用彩色）。

批量扫描：将整理好的档案批量放入扫描仪，逐份扫描，扫描后即时核对 “电子档数量 = 纸质档数量”，漏扫或模糊的文件立即补扫。

        4. 图像处理：优化电子档质量

        基础修正：用图像处理工具（如 Photoshop、扫描软件自带功能）去除电子档的黑边、污渍，调整倾斜文件（确保文字水平），修复模糊区域。

        格式统一：将不同格式的电子档批量转为统一格式（如全部转为 PDF），便于后续归档。

        5. 著录标引：添加检索信息

        提取核心字段：为每份电子档添加 “检索标签”，核心字段包括：档案编号、标题、形成时间、责任人、关键词（例：2024 - 人事合同 - 001，标题 “员工张三劳动合同”，关键词 “劳动合同、张三、2024”）。

录入系统：将标引信息录入档案管理软件或 Excel 表格，确保 “电子档文件” 与 “标引信息” 一一对应，后续可通过关键词快速检索。

        6. 质检审核：确保 “双准确”

        电子档审核：检查电子档是否清晰、无漏页、格式正确，重点核对合同条款、证件号码等关键信息是否可辨。

标引审核：随机抽查标引信息，确认 “档案编号与内容匹配”“关键词无错漏”（如将 “人事合同” 标为 “财务合同” 需修正）。

        7. 归档存储：安全保存电子档

        分级存储：重要档案（如合同、资质）采用 “本地硬盘 + 云盘” 双备份，普通档案可单存云盘，避免单点丢失。

        命名规范：电子档命名格式统一为 “编号 - 标题 - 日期”（例：2024 - 人事合同 - 001 - 张三 - 20240510），便于手动查找。

        8. 实体留存 / 处置：处理原档案

        短期留存：若电子档已完成备份且具备法律效力，纸质档案可按规定留存 1-3 年后销毁（需走销毁审批流程）。

        长期留存：珍贵档案（如历史文件、原件证件）需单独存放于干燥、避光的档案柜，定期检查防潮、防虫。