1. 前期准备：确保源头合规

• 明确档案范围，区分可公开与涉密档案，避免混同处理。
• 提前审核档案原件，修复破损、褪色的文件，确保扫描后内容清晰可辨。
• 制定统一标准，包括扫描分辨率（通常≥300dpi）、文件格式（推荐 PDF/A）、命名规则（如 “年度 - 类别 - 编号”），避免后期混乱。

2. 扫描与处理：保障数据质量

• 扫描时逐页核对，防止漏扫、重扫，对双面文件需明确 “正面 / 反面” 标识。
• 后期处理需保留档案原始布局，不随意裁剪、拼接，仅修正歪斜、污渍等不影响内容的瑕疵。

• 对特殊档案（如图纸、照片、手写件），需使用专用设备（如大幅面扫描仪），确保细节完整。

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3. 存储与备份：筑牢安全防线

• 采用 “本地 + 异地” 双备份策略，本地存储用于日常访问，异地备份应对火灾、硬盘损坏等突发情况。
• 涉密档案需加密存储，使用符合国家保密标准的软件和硬件，禁止接入互联网。
• 定期检查备份文件的完整性，每半年至少验证 1 次，避免因存储介质老化导致数据丢失。

4. 管理与使用：规范全流程

• 建立权限管理体系，按 “最小必要原则” 分配访问权限，例如普通员工仅能查看公开档案，管理员可修改和删除。
• 记录档案使用日志，追踪每一次查阅、下载、修改操作，确保可追溯。
• 定期更新系统和杀毒软件，防范黑客攻击、病毒入侵等网络安全风险。